Reprenons le pouvoir sur notre agenda !

Leadership, culture et time management.

 

Et si le management de votre temps était un outil majeur de votre leadership ?

Le time-management est devenu l’une de mes obsessions de coach. C’était aussi une préoccupation majeure lorsque j’étais une directrice générale opérationnelle en même temps qu’une mère, une épouse, une amie, une calligraphe, …

Plus nous nous élevons dans la hiérarchie, plus nous disposons de ressources, multiples et de qualité. La seule ressource qui s’appauvrit de plus en plus, c’est le temps. Et le temps est un luxe, qui ne s’achète, ni ne se vend. Chacun de nous en fait l’expérience au quotidien.

Le manque de temps devient vite source de stress et un précurseur de sous-performance et de tension, dans sa vie professionnelle comme dans son environnement privé.

Agir dans l’urgence, prendre une décision avant d’avoir analysé suffisamment la situation, sous-estimer l’importance d’une conversation avec un collaborateur ou un client pour entretenir la confiance… que d’actions pénalisantes directement reliées au manque de temps. Sans même parler de l’impact sur l’entourage familial ou du risque sur la santé.

 

Un enjeu de santé

Le manque de temps est une source majeure de stress pour 47% des patrons de PME, 57% reconnaissent une surcharge de travail et la moitié d’entre eux mentionnent un difficile équilibre vie privée/vie professionnelle. Une étude sur 27 CEO américains montre que la majorité travaille tous les jours, accumulant plus de 60 heures de travail hebdomadaire. Une étude française récente confirme le risque d’AVC accrue pour ceux qui travaillent de façon répétée au-delà de 55 heures par semaine*.

*Les sources de ces études sont à retrouver en fin d’article.

La gestion du temps est une préoccupation pour presque chacun de mes coachés, cadres seniors dans de grandes entreprises, dirigeants, entrepreneurs. Un sujet parfois un peu tabou jugé peu important au regard de grandes décisions ou de priorités opérationnelles qui font le quotidien de ces leaders.

Dans un monde plus global, hyper-connecté, le rythme s’accélère, la complexité s’intensifie. La quantité et l’immédiateté de l’information nous submerge. Le temps semble continuer à se raréfier. Et pourtant…

Pourtant, avez-vous remarqué que « gérer » ou « manager » sont des verbes d’action ?

Votre temps vous appartient, vous pouvez prendre la main.

Je n’ai pas de formule universelle à vous proposer, à chacun de façonner votre propre système de gestion de votre temps.

Voici quelques clefs…

 

S’observer – Revenons aux faits !

Noter pendant quelques jours, l’emploi de son temps est plus qu’instructif. Se confronter visuellement à la réalité de l’occupation de son agenda permet une prise de conscience clefs pour faire changer les choses.

Quelques exemples frappants ?

  • La quasi absence de temps pour soi, seul, pour réfléchir, prendre du recul,
  • Des plages de réflexion d’une durée insuffisante pour apporter de la profondeur,
  • Des meetings à la file indienne qui ne laissent aucun temps pour un échange plus informel avec certains collaborateurs ou pairs, donc aucune place à la construction de relations plus profondes, de confiance,
  • Un agenda qui se remplit tout seul, dont chaque interstice est immédiatement occupé par un call, une demande d’un collaborateur.
  • Un temps familial réduit à sa plus simple expression.
  • Des temps d’entretiens standard, alors que certains mériteraient une heure, mais d’autres pourraient tenir en 15 minutes.

 

Réfléchir (probablement mon mot préféré, avec silence)

J’ai beaucoup entendu « savoir perdre du temps pour en gagner » au début de ma carrière. Prendre le temps de poser la situation. Se donner le temps de faire de nouvelles connexions, de laisser les questions ou les associations d’idées émerger, c’est tout sauf perdre son temps. Établir quelques conclusions de ses observations, identifier les points de rupture potentiels, découvrir un gisement potentiel d’excellence ou de succès. En acceptant d’y accorder un temps long : l’inconscient ne fait pas ce travail dans l’urgence…

 

Choisir et renoncer

Vous déjà êtes le roi ou la reine des priorités ? Je le sais, c’est aussi ce que je pense de moi (!). Et pourtant… Rappelez-vous cet outil formidable, la Matrice d’Eisenhower, qui distingue avec pertinence ce qui important de ce qui ne l’est pas croisé de ce qui est urgent et ne l’est pas.

Remettons donc cette belle matrice à l’ordre du jour pour y classer notre TO DO liste. Rien de tel pour faire remonter dans l’ordre de nos préoccupations, les projets moins urgents qui nécessitent du temps dès maintenant et toute notre attention : le succès de la transformation, de votre projet, de votre entreprise… et le vôtre aussi, dépend beaucoup plus de ce qui est inscrit dans cette case « pas urgent & important ». Vous y trouverez en effet souvent l’approfondissement de vos relations avec quelques acteurs clefs, la stratégie de transformation, de votre réseau

 

Ne pas se laisser distraire.

Se distraire ? un mot souvent oublié dans votre vocabulaire.

Halte à ce qui nous distrait : Je ne vous parle pas ici d’être suspendu aux réseaux sociaux, à la manière d’un geek qui n’appartient pas forcement à votre génération, quoique… Les statistiques montrent que bien peu d’entre nous sont exempts de consultations excessives de nos smartphones, textos, et autres écrans. Sans aller jusqu’à enlever toute application de notre mobile, ainsi que le suggère Jake Knapp dans son livre Make Time, se demander comment minimiser la consultation de notre téléphone et surtout son irruption dans d’autres activités peut nous être bénéfique. Enlever toutes les notifications est déjà une bonne piste.

« Distraction » a une connotation plutôt positive, voir un peu transgressive, et pourtant, il y a une distraction majeure qui est loin d’être fun, c’est l’email ? Pour avoir passé des années avec 150 à 200 mails par jour, jaillis à toute heure de diverses parties du globe, j’en ai une certaine expérience, établir une stratégie ici peut être assez générateur de temps. Ne pas répondre à chaud, s’abstenir d’entretenir une polémique, laisser le destinataire du courriel répondre, résister à la tentation de paraître être celui/celle qui a la solution, donner un coup de fil, …

Se distraire (bis)

Au lieu d’enlever des choses de votre agenda, ajoutez-en ! Ajoutez donc un moment pour votre famille ici, pour faire du sport là, pour rentrer à pied, cuisiner, apprendre le mandarin, chanter ou pour une bonne discussion avec un ami très cher.

Le grand oublié de votre agenda, c’est souvent vous, et c’est souvent le temps pour ce qui recharge, énergise, relance. Pour ces moments précieux, de calme, de réflexion, d’exercice, qui permettent tout à coup de laisser place à une nouvelle façon de voir les choses, à une fraicheur d’esprit agréable et utile.

 

Faire appel à son intelligence émotionnelle

Évidement la première compétence d’intelligence qui s’impose en relation à la gestion du temps, c’est le contrôle de ses impulsions.

S’empêcher de répondre immédiatement, de s’interrompre au milieu de sa phrase, de changer de sujet sans crier gare en réponse à une sollicitation externe, est une évidente solution pour s’offrir le temps de la réflexion, et d’un contrôle des faits et de l’importance du sujet.

Nous pourrions mettre en œuvre quelques autres compétences émotionnelles. La perception de soi nous aide à identifier les émotions qui nous alertent sur le trop plein et la nécessité de changer quelque chose (rappelons que l’émotion joue un rôle d’alerte pour nous guider vers un mouvement). L’expression individuelle nous guidera pour communiquer efficacement nos besoins et affirmer notre façon de voir les choses et de gérer le temps.

 

Se recentrer sur soi

Finalement, se recentrer sur soi, sur ses propres besoins, ses intentions, sa mission, est probablement un vecteur majeur de changement dans la gestion de son temps.

Je vous propose ici un autre test : inscrivez régulièrement des moments RAMM dans votre agenda : RAMM tient pour Rendez-vous Avec Moi-Même. Une de mes clientes l’intitule Après-Midi Stratégique. Et vous sous quelle appellation allez-vous l’inscrire ?

 

En conclusion, je vous livre deux sujets de réflexion :

  • La solitude est-elle partie de la solution : La solitude qui permet de penser pour soi, d’établir ses propres solutions, de réfléchir à ce qui est vraiment important pour soi, et donc pour la mission que nous menons ? (ré-écoutez le mémorable discours de William Deresiewicz à Westpoint)
  • Et si changer la relation au temps impactait la culture de l’entreprise ? Redéfinir sa propre gestions temps et sa propre mission pourrait-elle guider collègues et collaborateurs vers une réflexion sur leur temps, leurs priorités et la façon dont ils aimeraient les gérer ?

 

We don’t manage time. We can only manage ourselves.

Stephen R. Covey

 

Écrit par Stéphanie DAUDIER,

Avec la collaboration de Élisa Ferry.

 

Nos sources :

Les faits :

 

Nos inspirations:

  • Make time de Jake KNAPP and John ZERATSKY
  • Total Leadership. Be a Better Leader, Have a Richer Life de Stewart FRIEDMAN
  • The 7 habits of highly effective people de Stephen R. Covey.
  • La matrice d’Eisenhower
  • Le discours de West Point, Solitude et Leadership, de William Deresiewicz

 

Pour aller plus loin :